El auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual no impide que el cara a cara, los eventos promocionales físicos y las actividades de marketing offline, sigan siendo métodos eficaces para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales.
A la hora de organizar un evento de marketing es importante interrelacionar factores diversos como cuestiones técnicas, de recursos humanos, adecuación al presupuesto o definición de objetivos, entre otros. Los siguientes consejos resultarán, esperamos, de gran utilidad para realizar un buen trabajo.
¿Qué ventajas ofrece organizar eventos de este tipo?
Antes de iniciarnos con las recomendaciones, es interesante señalar que estos eventos de promoción son instrumentos de comunicación muy potentes y eficaces. Pueden ir desde reuniones a cenas de empresa pasando por conferencias, simposios, congresos y grandes ferias.
La utilidad principal es establecer, potenciar e intensificar los contactos personales tanto externos como internos para que esto repercuta en más acuerdos comerciales, más posibilidades de generar ingresos y mayor captación de clientes. Todo esto se podría resumir en el concepto de networking.
Todos estos eventos deben cuidar al máximo todos los detalles y ser organizados con suficiente tiempo, para que los asistentes vivan una experiencia grata. El presupuesto, uno de los factores a atender con máximo detenimiento, no siempre lo es todo, pues con una cantidad de fondos más reducida se puede conseguir un gran evento, siempre que se planifique de manera adecuada.
Eventos de marketing y responsabilidad social
En todos estos eventos, una práctica cada vez más relevante es respetar el entorno ambiental y social minimizando el impacto sobre este. En las empresas, esta disciplina se denomina responsabilidad social corporativa.
Las prácticas sostenibles en la organización de eventos son una forma más de mejorar la reputación de los organizadores. En este sentido se deben cuidar el consumo de energía, agua, materiales y alimentos, la gestión de residuos y el transporte de personal y material para el evento.
Un ejemplo de esto que comentamos es el alquiler de infraestructuras. En la organización de ferias y congresos es habitual el alquiler de carpas, ya que las carpas son un elemento ideal para eventos de todo tipo.
Cuando se ponen en marcha actividades promocionales y de marketing en las que el objetivo principal es llegar a más clientes y cerrar acuerdos comerciales, en caso de alquilar infraestructuras como carpas, un modo de apostar por la sostenibilidad y llevar a cabo una buena política de responsabilidad social corporativa es confiar en empresas cercanas. Así se reduce el impacto ambiental y se apuesta por el negocio de cercanía, sin olvidar en ningún momento que lo indispensable es confiar en profesionales con experiencia.
Tipos de eventos
Con respecto a los eventos organizados por empresas y que tienen como finalidad destacar sobre su competencia para fidelizar a los clientes y motivar a sus trabajadores, estos pueden ser de carácter externo o interno.
Eventos externos
Los externos son los que van dirigidos a los clientes, los actuales y los potenciales, así como a proveedores y medios de comunicación. En estos actos en los que participan actores no vinculados directamente a la empresa, los objetivos consisten en dar a conocer la organización y su actividad, premiar a los clientes actuales y buscar la colaboración de otros proveedores y comunicar la imagen de marca.
Eventos internos
Los eventos internos son aquellos organizados para un público que guarda relación directa con la empresa, ya sean los trabajadores o los accionistas. Aquí se pone en énfasis la comunicación de valores, informar sobre cambios en la empresa o motivar a los trabajadores.
En los eventos internos, una opción muy recomendable es realizarlos fuera del espacio físico de la organización, algo que ayuda a mejorar el feeling entre trabajadores. Se respiran nuevos aires y se aleja del ambiente un tanto viciado de trabajo. Para esto, una buena opción es organizar actividades de convivencia en el exterior.
Si anteriormente hablábamos de las carpas como elemento imprescindible para todos estos eventos, ahora toca poner el foco en los generadores de luz. En la web generadoreselectricos.com encontramos a todo un referente en el sector de venta de estos aparatos. Los generadores ayudan a disfrutar de las comodidades que ofrece la corriente eléctrica (indispensable en nuestro día a día), pero sin necesidad de estar atado físicamente a una vivienda, un local o un edificio.
Ruedas de prensa
Las ruedas de prensa son eventos externos muy comunes. Están dirigidos a medios de comunicación en exclusiva y sirven para dar a conocer los resultados de la empresa y los objetivos a alcanzar en el futuro.
En estos actos es fundamental ofrecer un buen trato a los medios, informarles correctamente del lugar de realización, responder a todas sus preguntas y acreditar sin censuras a todos aquellos profesionales que quieran participar, siempre que cumplan los requisitos exigidos.
Seminarios
Un tipo de acto diferente son los seminarios, que tienen más un carácter educativo o divulgativo para pequeños grupos con gente y en donde se potencia más la interacción entre los ponentes y los participantes.
Conferencias y reuniones
Los seminarios mantiene mucha similitud con las conferencias, aunque en este último caso quienes participan se presupone que tienen conocimientos avanzados en la materia a desarrollar. En seminarios y conferencias se puede atender a preguntas de los asistentes, sean a viva voz o lanzadas desde medios digitales y plataformas como redes sociales).
Ferias
Finalmente, otro evento importante y que resume todos los comentados son las ferias. Se trata de exposiciones en las que las empresas pueden mostrar sus productos y/o servicios. Las ferias, en realidad, no son convocadas u organizadas por una empresa en particular, sino que son las propias empresas las que participan en ellas y para ello alquilan stands, carpas, casetas y todo tipo de infraestructuras que les permiten hacer llegar su actividad a clientes y posibles socios.
Es recomendable establecer primero qué objetivos se persiguen para luego decidir qué tipo de evento y qué formato podrían satisfacerlos mejor, y no al revés. Cualquier acto no sirve, por dinámico e impactante que se intuya a priori.
